1 Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
- Otomate AIgency: de eenmanszaak / onderneming gevestigd aan de Laan van Rustenburg 27, 2271 XS Voorburg, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [volgt], hierna te noemen 'Otomate'.
- Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die met Otomate een overeenkomst sluit of heeft gesloten.
- Diensten: het bouwen, implementeren en beheren van AI-agents, automatiseringssystemen en aanverwante digitale diensten.
- Set-up: de eenmalige inrichting en configuratie van de overeengekomen systemen en AI-agents.
- Abonnement: de maandelijkse dienstverlening bestaande uit het beheer, onderhoud en beschikbaar stellen van de ingerichte AI-agents.
- Communicatiekosten: de variabele kosten voor het gebruik van externe communicatiekanalen zoals WhatsApp, SMS en e-mail, die worden doorberekend aan de opdrachtgever.
- Schriftelijk: per e-mail of via een ander overeengekomen digitaal communicatiemiddel.
2 Toepasselijkheid en terhandstelling
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, overeenkomsten en overige rechtsbetrekkingen tussen Otomate en de opdrachtgever.
2.2 Deze voorwaarden worden aan de opdrachtgever ter hand gesteld als bijlage bij de offerte en zijn tevens te raadplegen op de website van Otomate. Door aanvaarding van de offerte verklaart de opdrachtgever kennis te hebben genomen van deze voorwaarden en daarmee akkoord te gaan.
2.3 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen.
2.4 De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.5 Indien een bepaling uit deze voorwaarden nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.
3 Aanbod en totstandkoming overeenkomst
3.1 Alle offertes van Otomate zijn vrijblijvend en geldig gedurende 14 dagen na dagtekening, tenzij anders vermeld.
3.2 Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat de opdrachtgever de offerte schriftelijk heeft geaccepteerd, of op het moment dat Otomate een begin heeft gemaakt met de uitvoering van de werkzaamheden.
3.3 Otomate behoudt zich het recht voor een opdracht te weigeren zonder opgave van reden.
4 Uitvoering van de diensten
4.1 Otomate spant zich in de overeengekomen diensten naar beste inzicht en vermogen uit te voeren. Het betreft een inspanningsverplichting, tenzij uitdrukkelijk een resultaat is overeengekomen.
4.2 De set-up van de AI-agents wordt in beginsel binnen één maand na de intake afgerond, mits de opdrachtgever tijdig de benodigde informatie, toegangen en medewerking verstrekt. Vertraging door toedoen van de opdrachtgever komt niet voor rekening van Otomate.
4.3 Otomate is gerechtigd bij de uitvoering van de diensten gebruik te maken van derden of externe platforms, waaronder GoHighLevel en ManyChat. Otomate blijft verantwoordelijk voor de overeengekomen dienstverlening.
4.4 De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het aanleveren van correcte en volledige informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van de diensten.
4.5 Indien de opdrachtgever tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen, waaronder het tijdig aanleveren van informatie of toegangen, is Otomate gerechtigd de uitvoering op te schorten zonder dat dit leidt tot enige aansprakelijkheid van Otomate.
5 Prijzen en betaling
5.1 De set-up kosten worden voorafgaand aan de start van de werkzaamheden volledig gefactureerd en dienen te worden voldaan alvorens Otomate aanvangt met de uitvoering.
5.2 Het maandelijkse abonnementsbedrag wordt maandelijks vooraf gefactureerd.
5.3 Communicatiekosten — waaronder kosten voor WhatsApp Business API, SMS en e-mail — worden maandelijks achteraf op basis van werkelijk gebruik doorberekend aan de opdrachtgever.
5.4 Alle bedragen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
5.5 De betalingstermijn bedraagt 14 dagen na factuurdatum.
5.6 Bij overschrijding van de betalingstermijn is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is de wettelijke handelsrente verschuldigd conform artikel 6:119a BW, te rekenen vanaf de vervaldatum van de factuur. Daarnaast is Otomate gerechtigd buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.
5.7 Bij overschrijding van de betalingstermijn is Otomate gerechtigd de dienstverlening op te schorten totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden, zonder dat dit leidt tot enige aansprakelijkheid van Otomate.
5.8 Otomate behoudt zich het recht voor de abonnementstarieven jaarlijks aan te passen. Prijswijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren schriftelijk aangekondigd.
6 Intellectueel eigendom
6.1 Alle door Otomate ontwikkelde systemen, workflows, AI-agents, configuraties en overige intellectuele werken blijven te allen tijde eigendom van Otomate, ook na oplevering en ook tijdens de looptijd van het abonnement.
6.2 De opdrachtgever verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief gebruiksrecht op de ingerichte systemen voor de duur van de overeenkomst.
6.3 Data die door de AI-agents wordt verzameld in het kader van de dienstverlening aan de opdrachtgever — waaronder leads, contactgegevens en communicatiehistorie — is eigendom van de opdrachtgever. Bij beëindiging van de overeenkomst levert Otomate deze data binnen 30 dagen na beëindiging aan de opdrachtgever in een gangbaar formaat (CSV of vergelijkbaar). Na afloop van deze termijn is Otomate gerechtigd de data te verwijderen.
6.4 Het is de opdrachtgever niet toegestaan de systemen van Otomate te kopiëren, door te verkopen of ter beschikking te stellen aan derden zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Otomate.
7 Gegevensverwerking en AVG
7.1 In het kader van de dienstverlening verwerkt Otomate persoonsgegevens van contacten van de opdrachtgever. Otomate treedt daarbij op als verwerker in de zin van de AVG; de opdrachtgever is de verwerkingsverantwoordelijke.
7.2 Partijen sluiten een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG, die als bijlage bij de overeenkomst wordt gevoegd of separaat wordt overeengekomen. De verwerking van persoonsgegevens door Otomate vindt uitsluitend plaats conform de instructies van de opdrachtgever.
7.3 De opdrachtgever staat ervoor in dat hij gerechtigd is de persoonsgegevens aan Otomate ter beschikking te stellen en dat de verwerking door Otomate in overeenstemming is met de toepasselijke privacywetgeving.
7.4 Otomate maakt gebruik van subverwerkers, waaronder GoHighLevel, ManyChat en Meta. Otomate zorgt dat met deze subverwerkers passende afspraken zijn gemaakt conform de vereisten van de AVG.
8 Looptijd en opzegging
8.1 Het abonnement wordt aangegaan voor onbepaalde tijd of voor een overeengekomen contractperiode, zoals vermeld in de offerte.
8.2 Beide partijen kunnen het abonnement opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van één kalendermaand, ongeacht of het een maandelijks of jaarlijks abonnement betreft. Opzegging dient schriftelijk te geschieden.
8.3 Bij een jaarlijks abonnement dat maandelijks wordt gefactureerd, zijn uitsluitend de resterende maandtermijnen tot het einde van de lopende maand verschuldigd na opzegging. Reeds betaalde termijnen worden niet gerestitueerd.
8.4 Bij beëindiging van de overeenkomst worden de ingerichte AI-agents en systemen gedeactiveerd. De opdrachtgever verliest het gebruiksrecht op de systemen van Otomate.
8.5 Otomate is gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk te ontbinden indien de opdrachtgever in verzuim is, surseance van betaling aanvraagt of failliet wordt verklaard.
9 Wanprestatie en ontbinding
9.1 Indien Otomate tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen, stelt de opdrachtgever Otomate schriftelijk in gebreke met een redelijke hersteltermijn van minimaal 14 dagen. Indien Otomate de tekortkoming niet binnen deze termijn herstelt, heeft de opdrachtgever het recht de overeenkomst schriftelijk te ontbinden, zonder recht op verdere schadevergoeding dan hetgeen in artikel 10 is bepaald.
9.2 De enige remedie bij een aantoonbaar gebrek in de dienstverlening van Otomate is kosteloos herstel door Otomate binnen een redelijke termijn. Ontbinding is slechts mogelijk indien herstel niet mogelijk of niet tijdig plaatsvindt na ingebrekestelling als bedoeld in artikel 9.1.
10 Aansprakelijkheid
10.1 Otomate sluit iedere aansprakelijkheid voor directe en indirecte schade als gevolg van de uitvoering van de diensten uitdrukkelijk uit, voor zover de wet dit toelaat.
10.2 In het bijzonder is Otomate niet aansprakelijk voor gederfde omzet, gemiste opdrachten of andere gevolgschade die de opdrachtgever stelt te hebben geleden als gevolg van het (tijdelijk) niet of niet naar behoren functioneren van een AI-agent of geautomatiseerd systeem.
10.3 Otomate is evenmin aansprakelijk voor storingen, onderbrekingen of tekortkomingen die het gevolg zijn van het uitvallen of wijzigen van diensten van derde partijen, waaronder GoHighLevel, ManyChat, Meta of teleproviders.
10.4 Indien Otomate ondanks het voorgaande aansprakelijk wordt gehouden, is die aansprakelijkheid te allen tijde beperkt tot het bedrag dat de opdrachtgever in de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Otomate heeft betaald.
10.5 De opdrachtgever vrijwaart Otomate tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van de door Otomate geleverde systemen, waaronder aanspraken wegens onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens door de opdrachtgever.
11 Garantie en beschikbaarheid
11.1 Otomate staat ervoor in dat de ingerichte AI-agents naar behoren functioneren conform de overeengekomen specificaties. Bij aantoonbare gebreken die aan Otomate zijn toe te rekenen, zal Otomate deze kosteloos herstellen conform de procedure in artikel 9.
11.2 Otomate streeft naar een zo hoog mogelijke beschikbaarheid van de systemen, maar garandeert geen ononderbroken werking. Gepland onderhoud wordt tijdig aangekondigd.
12 Vertrouwelijkheid
12.1 Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar ontvangen.
12.2 Otomate zal vertrouwelijke bedrijfsinformatie van de opdrachtgever niet delen met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de diensten of wettelijk verplicht is.
12.3 De geheimhoudingsverplichting geldt voor de duur van de overeenkomst en voor een periode van twee jaar na beëindiging daarvan.
13 Toepasselijk recht en geschillen
13.1 Op alle overeenkomsten tussen Otomate en de opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
13.2 Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost. Indien partijen er niet uitkomen, is de bevoegde rechter in het arrondissement Den Haag exclusief bevoegd.
14 Wijzigingen
Otomate behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding schriftelijk aan de opdrachtgever medegedeeld. Indien de opdrachtgever niet akkoord gaat met de wijzigingen, heeft hij het recht de overeenkomst op te zeggen tegen de datum waarop de wijzigingen in werking treden.